Acordul de prelucrare a datelor

Ultima actualizare: 2026-09-30 · Articolul 28 GDPR

⚠ Ciornă — de verificat înainte de publicare

Este o ciornă de lucru, nu consultanță juridică. Înlocuiește fiecare [PLACEHOLDER] și cere părerea unui jurist înainte de a-l semna cu clienții.

Cine este cine — partea importantă

Tu (profesorul) ești operatorul. Tu decizi ce elevi înregistrezi, ce scrii despre ei și de ce. Datele elevilor sunt ale tale.

Noi suntem persoana împuternicită. Stocăm și transmitem aceste date doar ca Serviciul să funcționeze și doar după instrucțiunile tale.

Acest acord se încheie între tine, titularul contului TMS („Operatorul”), și [NUMELE FIRMEI], [ADRESA] („Persoana împuternicită”). Face parte din Termenii și condițiile și se aplică ori de câte ori prelucrăm date personale în numele tău.

1. Obiect și durată

Prelucrăm date personale exclusiv ca să furnizăm TMS: sincronizarea în cloud și copia de siguranță criptată în cloud, Portalul elevului și suportul aferent. Prelucrarea durează cât contul tău e activ, plus termenele de ștergere din §7.

2. Natura și scopul prelucrării

Stocarea unui fișier de copie de siguranță criptat al bazei tale de date (nu îl putem decripta).
Stocarea, în formă lizibilă, a rândurilor bazei tale de date pe care le copiază sincronizarea automată în cloud (elevi, lecții, plăți, pachete, facturi și altele asemenea), protejate prin reguli de acces la nivel de rând — această sincronizare nu este criptată cap-coadă.
Stocarea și livrarea datelor pe care le publici în mod explicit în portalul unui elev.
Transmiterea mesajelor între tine și elevii tăi și, dacă un elev o activează, a mementourilor pentru lecții prin serviciul de notificări push al browserului elevului.
Opțional, redactarea unui paragraf de raport cu un model AI (doar Plus). Rezumatul trimis pentru asta nu este anonimizat: include numele elevului, cifrele raportului și numele și textul competențelor, categoriilor de greșeli și greșelilor pe care le-ai enumerat. Vezi Politica de confidențialitate.

3. Categorii de date și de persoane vizate

Persoane vizate	Categorii de date personale
Elevii tăi (pot include minori)	Nume, email, istoricul lecțiilor și prezența, teme, note și evaluări de competențe, notițe de progres, înregistrări de plăți și pachete, mesajele schimbate în portal
Părinți / tutori	Nume și date de contact, dacă alegi să le înregistrezi

Te rugăm să nu introduci date din categorii speciale (sănătate, religie, origine etnică și similare) decât dacă ai un temei legal și ai configurat aplicația în consecință.

4. Obligațiile noastre

Prelucrăm datele personale doar pe baza instrucțiunilor tale documentate — folosirea Serviciului este instrucțiunea. Dacă legea ne obligă să procedăm altfel, te anunțăm înainte, cu excepția cazului în care e interzis.
Obligăm la confidențialitate pe toți cei care au acces.
Aplicăm măsurile tehnice și organizatorice enumerate la §8.
Te ajutăm să răspunzi cererilor persoanelor vizate și să îți îndeplinești obligațiile din articolele 32–36.
Te anunțăm fără întârzieri nejustificate (și în orice caz în 48 de ore) după ce aflăm de o încălcare a securității datelor personale care îți afectează datele.
Ștergem sau returnăm datele la încheierea acordului, conform §7.
Punem la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea și permitem audituri conform §9.

5. Obligațiile tale

Să ai un temei legal pentru fiecare elev pe care îl înregistrezi.
Să obții acordul unui părinte sau tutore înainte de a publica datele unui minor în Portalul elevului.
Să îți informezi elevii cum sunt folosite datele lor — tu ești cel care are relația cu ei.
Să îți păstrezi în siguranță parola și parola de criptare. Nu putem recupera copiile de siguranță criptate.
Să decizi dacă folosești funcția AI: apăsarea butonului trimite numele elevului și cifrele raportului către serviciul de AI menționat la §6.
Să publici doar ce e necesar — aplicația îți permite să bifezi exact ce secțiuni se partajează.

6. Sub-împuterniciți

Autorizezi următorii sub-împuterniciți:

Sub-împuternicit	Scop	Locație
Supabase	Baza de date (rânduri sincronizate), autentificare, copii de siguranță criptate, date de portal	UE (Frankfurt, Germania — regiunea eu-central-1)
Cloudflare (Pages și Workers)	Găzduirea și livrarea aplicației și a funcțiilor noastre de server	UE / rețeaua globală
Cloudflare Workers AI	Redactarea notițelor opționale de raport scrise de AI (se prelucrează numele elevului și cifrele raportului)	Rețeaua Cloudflare [PLACEHOLDER: confirmă regiunea de prelucrare]
Stripe	Procesarea plăților și portalul de facturare — pentru propriul tău cont de client al nostru; nu se folosește pentru datele elevilor tăi	[PLACEHOLDER: entitatea și locația Stripe]
Serviciile de notificări push ale browserelor (Google, Apple, Mozilla, Microsoft)	Transportă mementourile opționale pentru lecții către dispozitivul unui elev (criptate pentru browserul elevului; conținut: ora lecției și numele profesorului)	Rețeaua furnizorului serviciului
Google Fonts (Google)	Fontul încărcat pe pagina Portalului elevului și pe aceste pagini juridice: Google primește adresa IP a vizitatorului și detalii despre browser	Rețeaua Google
Discord, Slack sau Telegram (doar monitorizare internă, dacă e configurat)	Alerte despre erori tehnice: titlul erorii, zona aplicației și emailul contului de profesor afectat. Nu se intenționează trimiterea de date ale elevilor	Rețeaua furnizorului serviciului

Îți vom da un preaviz de cel puțin 30 de zile înainte de a adăuga sau înlocui un sub-împuternicit, iar tu te poți opune din motive rezonabile de protecție a datelor — caz în care poți înceta funcția afectată.

7. Ștergere și returnare

Poți șterge datele de portal ale unui elev din aplicație („Șterge din portal toate datele acestui elev”), ceea ce îi retrage și accesul; ștergerea este imediată. „Șterge toate datele” din Setări elimină toți elevii din portal și din sincronizarea în cloud (rândurile sunt mai întâi marcate ca șterse, ca celelalte dispozitive să urmeze) și de pe dispozitivul folosit. [PLACEHOLDER: confirmă când sunt eliminate fizic rândurile marcate ca șterse]
La închiderea contului, copiile de siguranță și datele de portal se șterg în 90 de zile.
Baza ta de date locală se află pe propriul tău dispozitiv — nu este ștearsă niciodată de noi.
Copiile păstrate de furnizorii noștri de infrastructură expiră după programul lor obișnuit, rulant.

8. Măsuri tehnice și organizatorice

Criptare cap-coadă a copiilor de siguranță complete în cloud (fișiere .db) — criptate pe dispozitivul tău, cu o cheie pe care nu o primim niciodată. Rândurile sincronizate și datele de portal nu sunt criptate cap-coadă; sunt protejate prin securitate la nivel de rând și prin criptare în tranzit și în repaus.
TLS/HTTPS pentru toate datele în tranzit.
Securitate la nivel de rând, astfel încât niciun profesor să nu poată citi datele altuia.
Parolele sunt stocate doar ca hash-uri cu sare.
Acces cu privilegii minime pentru personal; fără acces de rutină la conținutul clienților.
Copii de siguranță regulate și proceduri documentate de restaurare la nivel de infrastructură.

9. Audituri

Cu un preaviz scris rezonabil, de cel mult o dată pe an (sau după o încălcare a securității), poți cere informațiile necesare pentru a verifica conformitatea noastră. Când e posibil, îți vom furniza certificările și rapoartele furnizorilor noștri în locul unui audit la fața locului.

10. Transferuri internaționale

Datele sunt stocate în SEE. Dacă un sub-împuternicit prelucrează date în afara SEE, transferurile se bazează pe Clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.

11. Răspundere și prioritate

Răspunderea este reglementată de Termenii și condițiile. Dacă acest acord intră în conflict cu Termenii în privința datelor personale, acest acord prevalează.

12. Semnătură

Prin crearea unui cont și folosirea funcțiilor din cloud, accepți acest acord. Dacă instituția ta are nevoie de o copie pe hârtie contrasemnată, scrie-ne la [EMAILUL TĂU] și ți-o trimitem.

[NUMELE FIRMEI] · [ADRESA] · [NR. ÎNREGISTRARE] · [EMAILUL TĂU]

Data Processing Agreement

Last updated: 2026-09-30 · Article 28 GDPR

⚠ Template — review before publishing

This is a working draft, not legal advice. Replace every [PLACEHOLDER] and have a lawyer review it before you sign it with customers.

Who is who — the important part

You (the tutor) are the controller. You decide which students you record, what you write about them and why. The student data is yours.

We are the processor. We only store and transmit that data so the Service works, and only following your instructions.

This agreement is between you, the TMS account holder (“Controller”) and [COMPANY NAME], [ADDRESS] (“Processor”). It forms part of the Terms & Conditions and applies whenever we process personal data on your behalf.

1. Subject matter and duration

We process personal data solely to provide TMS: cloud sync and encrypted cloud backup, the Student Portal, and related support. Processing lasts as long as your account is active, plus the deletion periods in §7.

2. Nature and purpose

Storing an encrypted backup file of your database (we cannot decrypt it).
Storing, in readable form, the rows of your database that the automatic cloud sync copies (students, lessons, payments, packages, invoices and similar), protected by row-level access rules — this sync is not end-to-end encrypted.
Storing and serving the data you explicitly publish to a student's portal.
Transmitting messages between you and your students, and, if a student turns it on, lesson reminders through the student's browser push service.
Optionally, drafting a report paragraph with an AI model (Plus only). The summary sent for this is not anonymised: it includes the student's name, the report figures and the names and text of the competencies, mistake categories and mistakes you listed. See our Privacy Policy.

3. Categories of data and data subjects

Data subjects	Categories of personal data
Your students (may include minors)	Name, email, lesson history and attendance, homework, grades and skill assessments, progress notes, payment and package records, messages you exchange in the portal
Parents / guardians	Name and contact details, where you choose to record them

Please do not enter special-category data (health, religion, ethnicity and similar) unless you have a lawful basis and have configured the app accordingly.

4. Our obligations

Process personal data only on your documented instructions — using the Service is the instruction. If the law forces us to do otherwise, we tell you first unless prohibited.
Keep everyone with access bound by confidentiality.
Apply the technical and organisational measures listed in §8.
Help you answer data-subject requests and meet your obligations under Articles 32–36.
Notify you without undue delay (and in any case within 48 hours) after becoming aware of a personal data breach affecting your data.
Delete or return the data when the agreement ends, per §7.
Make available the information needed to demonstrate compliance and allow audits under §9.

5. Your obligations

Have a lawful basis for every student you record.
Obtain the consent of a parent or guardian before publishing a minor's data to the Student Portal.
Inform your students how their data is used — you are the one with the relationship to them.
Keep your password and your encryption password safe. We cannot recover encrypted backups.
Decide whether to use the AI feature: pressing the button sends the student's name and report figures to the AI service listed in §6.
Publish only what is necessary — the app lets you tick exactly which sections to share.

6. Sub-processors

You authorise the following sub-processors:

Sub-processor	Purpose	Location
Supabase	Database (synced rows), authentication, encrypted backups, portal data	EU (Frankfurt, Germany — region eu-central-1)
Cloudflare (Pages and Workers)	Hosting and delivery of the app and of our server functions	EU / global edge
Cloudflare Workers AI	Drafting the optional AI report notes (student's name and report figures are processed)	Cloudflare network [PLACEHOLDER: confirm the processing region]
Stripe	Payment processing and billing portal — for your own account as our customer; not used for your students' data	[PLACEHOLDER: Stripe entity and location]
Browser push services (Google, Apple, Mozilla, Microsoft)	Carry the optional lesson reminders to a student's device (encrypted for the student's browser; content: lesson time and tutor's name)	The service provider's network
Google Fonts (Google)	Typeface loaded on the Student Portal page and on these legal pages: Google receives the visitor's IP address and browser details	Google's network
Discord, Slack or Telegram (internal monitoring only, if configured)	Alerts about technical errors: error title, app area and the email of the affected tutor account. No student data is meant to be sent	The service provider's network

We will give you at least 30 days' notice before adding or replacing a sub-processor, and you may object on reasonable data-protection grounds — in which case you may terminate the affected feature.

7. Deletion and return

You can delete a student's portal data from inside the app (“Delete all this student's data from the portal”), which also withdraws the student's access; deletion is immediate. “Wipe all data” in Settings removes all students from the portal and from the cloud sync (rows are first marked as deleted so other devices follow) and from the device in use. [PLACEHOLDER: confirm when rows marked as deleted are physically purged]
On account closure, backups and portal data are deleted within 90 days.
Your local database is on your own device — it is never deleted by us.
Backups held by our infrastructure providers expire on their normal rolling schedule.

8. Technical and organisational measures

End-to-end encryption of full cloud backups (.db files) — encrypted on your device, with a key we never receive. Synced rows and portal data are not end-to-end encrypted; they are protected by row-level security and by encryption in transit and at rest.
TLS/HTTPS for all data in transit.
Row-level security so no tutor can read another tutor's data.
Passwords stored as salted hashes only.
Least-privilege access for staff; no routine access to customer content.
Regular backups and documented restore procedures at infrastructure level.

9. Audits

On reasonable written notice, no more than once a year (or after a breach), you may request the information necessary to verify our compliance. Where available, we will provide our providers' certifications and reports instead of an on-site audit.

10. International transfers

Data is stored in the EEA. If a sub-processor processes data outside the EEA, transfers rely on the European Commission's Standard Contractual Clauses.

11. Liability and precedence

Liability is governed by the Terms & Conditions. If this agreement conflicts with the Terms regarding personal data, this agreement prevails.

12. Signature

By creating an account and using the cloud features, you accept this agreement. If your institution needs a countersigned paper copy, write to [YOUR EMAIL] and we will send one.

[COMPANY NAME] · [ADDRESS] · [REG. NUMBER] · [YOUR EMAIL]